Est-il courant qu'un chef de projet assistant (APM) avec deux ans d'expérience se sente dépassé par la charge de travail ? Quelles méthodes pratiques pourrais-je adopter pour améliorer ma gestion du temps et éviter les oublis ?

Posté par : Gardienne8 - le 16 Juin 2025

Gardienne8 : le 16 Juin 2025

En fait, je me demandais si c'était un sentiment assez partagé 🤔. Je suis APM depuis 2 ans, et parfois j'ai vraiment l'impression de jongler avec trop de balles 😅. Entre les réunions, les comptes rendus, le suivi des tâches et les imprévus, j'ai du mal à prioriser et à ne rien laisser passer... Des astuces pour mieux s'organiser seraient top 👍 ! Genre, des outils ou des méthodes spécifiques qui ont fait leurs preuves pour vous ?

Commentaires (12)

Bernard : le 17 Juin 2025

Quand tu dis jongler avec trop de balles, je comprends tout à fait ! 😅 J'ai vu pas mal d'APM dans cette situation. Pour la gestion du temps, la matrice d'Eisenhower (urgent/important) peut aider à prioriser, mais c'est surtout l'automatisation des tâches répétitives qui m'a sauvé la mise. Des outils comme Zapier ou IFTTT peuvent être de bons alliés. 😉
Viajante3 : le 17 Juin 2025

L'automatisation, c'est une super idée ! Je vais creuser Zapier et IFTTT, merci !
AlgoRythme50 : le 17 Juin 2025

Zapier et IFTTT, c'est une piste intéressante. Au-delà de ça, regardez aussi du côté des outils de gestion de projet plus classiques, genre Asana ou Trello, si ce n'est pas déjà le cas. Bien paramétrés, ça centralise l'info et ça aide à visualiser les priorités, ce qui peut soulager pas mal la charge mentale.
Marianne Mélodie : le 17 Juin 2025

Je rejoins AlgoRythme50, un bon outil de gestion de projet, c'est la base. Mais attention à ne pas tomber dans l'excès de paramétrage, ça peut vite devenir contre-productif. L'idée, c'est que l'outil s'adapte à votre façon de travailler, et non l'inverse. Et pour éviter les oublis, une astuce toute simple : un carnet (ou une appli) pour TOUT noter, même les micro-tâches. On se dit souvent "je vais m'en souvenir", et c'est là que ça coince. Voir les choses écrites aide à les prioriser et à ne rien laisser de côté.
Trinity : le 18 Juin 2025

Carrément.
AugmenteElle : le 18 Juin 2025

Marianne Mélodie a raison, le carnet, c'est la vie ! Moi j'utilise un Bullet Journal, c'est hyper flexible et ça me permet de gribouiller des idées en plus des tâches. C'est un peu hors sujet, mais pour la créativité, c'est top. Sinon, pour revenir au sujet initial, l'astuce du carnet pour les micro-tâches, c'est vraiment un truc qui change la donne pour ne rien oublier.
Gardienne8 : le 19 Juin 2025

AugmenteElle, le Bullet Journal, j'en ai entendu parler ! Faut que je me penche dessus, ça a l'air bien plus sympa qu'un simple carnet. 🤩 Pour les micro-tâches, c'est clair que les noter, ça aide à ne pas se laisser déborder... parce que c'est souvent elles qui s'accumulent et finissent par poser problème, non ? 😅
SommetBleu79 : le 19 Juin 2025

Je pense que tu devrais aussi songer à te bloquer des créneaux fixes dans ton agenda pour traiter tes mails et faire du suivi. Souvent, on se laisse happer par l'urgence et on finit par ne plus avoir de temps pour le reste. Planifier ces moments, même courts, aide à garder le contrôle. Et si possible, déléguer, déléguer, déléguer ! 😎
Bernard : le 19 Juin 2025

SommetBleu79 a mis le doigt sur un truc super important : les créneaux dédiés aux mails et au suivi. 🗓️ C'est dingue comme on peut perdre un temps fou à papillonner entre les urgences. Et pour compléter, je dirais qu'il faut aussi oser dire non, ou au moins, savoir repousser certaines demandes quand on est déjà sous l'eau. C'est pas toujours facile, mais ça aide à mieux gérer sa charge. 😅
SommetBleu79 : le 19 Juin 2025

Merci Bernard pour cette confirmation ! C'est toujours bon de voir qu'on est pas seul à galérer et d'avoir des pistes concrètes. 👍
Viajante3 : le 19 Juin 2025

Tout à fait.
AlgoRythme50 : le 19 Juin 2025

En complément de ce qui a été dit, et pour revenir à la question de Gardienne8 sur le sentiment d'être dépassé, je pense qu'il est bon de se rappeler que 2 ans d'APM, c'est encore le début. C'est normal de se sentir parfois sous l'eau. L'important, c'est de mettre en place des process clairs et de ne pas hésiter à demander de l'aide à son chef de projet ou à d'autres collègues plus expérimentés. Expliquer clairement les difficultés rencontrées, c'est souvent le premier pas vers une solution. Parfois, une simple réorganisation des tâches ou une meilleure répartition des responsabilités peut faire une grande différence.